Identifikasi Kebutuhan untuk Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

October 2, 2015 by  

Artikel ini ada pada kategori Pengadaan - Pengadaan Barang Jasa

Identikasi kebutuhan barang/jasa K/L/D/I dimulai dengan melihat rencana kerja tahunan untuk tahun anggaran ke depan dengan merinci kebutuhan barang/jasa yang mencakup :

1. jenis barang/jasa;
2. klasikasi barang/jasa;
3. peruntukan barang/jasa.

Penyusunan rencana kebutuhan merupakan langkah awal yang sangat penting dalam suatu proses pengadaan, dimana jika hal ini tidak dilakukan dengan baik akan dapat mengakibatkan :
1.  biaya-biaya tambahan yang harus dikeluarkan;
2.  keterlambatan waktu perolehan barang/jasa yang dibutuhkan;
3.  gangguan pada proses internal K/L/D/I bersangkutan,
dimana pada akhirnya berakibat barang/jasa yang diadakan tidak berfungsi dengan baik untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Pelaksanaan identifikasi kebutuhan barang/jasa harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1.  Kualitas barang/jasa yang dibutuhkan;
2.  Jumlah kebutuhan barang/jasa;
3.  Dimana barang/jasa tersebut dibutuhkan
4.  Kapan barang/jasa tersebut dibutuhkan;
5.  Biaya untuk pengadaan barang/jasa tersebut.

Kelima hal ini adalah elemen-elemen dasar dari setiap pengadaan yang harus didefinisikan secara tepat dalam spesifikasi. Perlu diperhatikan bahwa biaya adalah elemen terakhir karena biaya tergantung dari keempat elemen lainnya.

1.  Kualitas Barang/Jasa yang Dibutuhkan
Kualitas adalah hal pertama diidentifikasi karena sifatnya yang mendasar. Jika kualitas barang/jasa yang dibutuhkan tidak diidentifikasi dengan benar, maka kinerja barang/jasa yang diadakan tidak akan sesuai dengan yang dibutuhkan. Kualitas harus didefinisikan dengan tepat dalam spesifikasi sehingga penyedia nantinya dapat mengetahui dengan baik jenis barang/jasa yang dibutuhkan dan akhirnya barang/jasa yang diadakan tersebut dapat memenuhi kebutuhan organisasi yang sebenarnya.

2. Jumlah Barang/Jasa yang Dibutuhkan
Pengadaan barang harus mempertimbangkan pola konsumsi/penggunaan barang di masa lalu dan memperkirakan kecenderungan kebutuhan barang tersebut di masa yang akan datang. Secara umum kebutuhan akan barang/jasa yang diadakan secara menerus umumnya akan menggambarkan 4 (empat) karakteristik, yaitu : trend, cyclical fluctuations, seasonality dan random variations.
1.  Trend.
Kebutuhan barang/jasa akan mengikuti proyeksi tertentu, yang dapat berupa peningkatan, penurunan ataupun tetap. Trend biasanya dapat berubah pada jangka waktu yang panjang.
2.  Cyclical fluctuations
Kebutuhan akan barang/jasa cenderung untuk naik ataupun turun pada suatu periode waktu mengikuti siklus bisnis (seperti resesi dan pertumbuhan ekonomi, waktu siklus produk dan lain-lain).
3.  Seasonality
Kebutuhan akan barang/jasa biasanya diprediksi diatas atau dibawah tingkat rata-rata pada kurun waktu tertentu (seperti : per jam, per hari, per minggu dan lain-lain). Seasonality dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti cuaca, kegiatan-kegiatan yang berlangsung seperti festival, hari libur ataupun awal dan akhir tahun.
4.  Random variations
Random variations terjadi ketika kebutuhan akan barang/jasa bervariasi dari pola terendah hingga kejadian luar biasa yang tidak disangka (unforeseen conditions).

3. Lokasi Dimana Barang/Jasa Dibutuhkan
Lokasi kedatangan barang akan berdampak kepada biaya pengiriman dan/atau biaya transportasi dan waktu tenggang (lead time), sehingga perlu diidentifikasi dengan jelas.
Ketika waktu tenggang (lead time) perlu diminimalkan, metoda transportasi perlu diidentifikasi dengan jelas karena akan berdampak besar pada biaya pengiriman. Pengiriman melalui pesawat udara akan jauh lebih mahal dari pada lewat darat.
Dalam kaitannya dengan pilihan moda transportasi, kemungkinan kerusakan dan kehilangan barang/jasa hendaknya di antisipasi dalam spesifikasi melalui teknik pengepakan yang disyaratkan. Terlebih lagi bila barang tersebut kecil, mahal, dan mudah dibawa. Beberapa special transport arrangement harus diidentifikasi dengan jelas jika barang tersebut bisa busuk, rusak, atau pecah. Misalnya, perlu refrigerator untuk makanan atau penahan pecah untuk kaca.

4. Waktu Barang/Jasa Dibutuhkan
Waktu barang/jasa diperlukan adalah elemen keempat dalam pendekatan value for money. Termasuk dalam hal ini adalah jadwal kedatangan barang/jasa (delivery time and schedule), lokasi kedatangan barang (the point of delivery), metode transportasi dan pengepakan (transportation and packing method).

5. Menjelaskan Kualitas Barang/Jasa Yang Dibutuhkan
Seprti dijelaskan terdahulu, bahwa kualitas harus didefinisikan dengan tepat dalam spesifikasi sehingga penyedia nantinya dapat mengetahui dengan baik jenis barang/jasa yang dibutuhkan dan akhirnya barang/jasa yang diadakan tersebut dapat memenuhi kebutuhan organisasi yang sebenarnya.

Dalam menjelaskan kebutuhan barang/jasa kedalam spesifikasi, dapat dilakukan dalam bentuk :
1.  Sederhana, misalnya spesifikasi untuk barang/jasa yang merupakan kebutuhan sehari-hari;
2.  Kompleks, misalnya untuk barang/jasa dengan standar kinerja tertentu dan persyaratan-persyaratan purna jual tertentu agar barang/jasa tersebut dapat beroperasi dengan standar kinerjanya.
3.  Dapat diberikan dalam bentuk yang memungkinkan penyedia memberikan solusi inovasi dan bukan ditegaskan sebagai desain terperinci.
Spesifikasi yang tidak jelas atau tidak tepat akan berakibat kepada :
1.  Kualitas barang/jasa yang diadakan tidak memenuhi kriteria yang dibutuhkan, atau
2.  Barang/jasa yang diadakan tidak berfungsi secara maksimal dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Seperti disebutkan diatas, bahwa tahapan identifikasi kebutuhan adalah tahapan yang dilaksanakan oleh pengguna dengan dibantu oleh ULP dalam menjelakan aspek-aspek komersial dari barang/jasa yang dibutuhkan oleh pengguna. Dalam menjelaskan barang/jasa yang merupakan kebutuhan organisasinya, pengguna terkadang melakukan kesalahan-kesalahan, seperti :
1.  Spesifikasi barang/jasa yang mengarah kepada produk tertentu;
2.  Mencari barang/jasa yang dibuat khusus, sementara yang dibutuhkan adalah barang/jasa standar yang tersedia di pasar.
3.  Spesifikasi barang/jasa dengan fitur-fitur khusus, sementara yang dibutuhkan adalah barang/jasa dengan fitur standar.

Bahasan tentang Spesifikasi Barang/Jasa :

Menyusun Spesifikasi Barang/Jasa

Cara Menuliskan Spesifikasi

Ini adalah blog versi lama heldi.net , untuk upate bira pengadaan treabaru Silakan kunjungi blog terbaru di www.heldi.net
Share
Blog ini adalah versi lama dari heldi.net, silahkan kunjungi Blog baru di www.heldi.net