Mengajar Pengadaan Barang/Jasa sampai Puas!

Akhir akhir ini saya sering menerima keluhan dari beberapa panitia penyelenggara, keluhan diterima baik langsung dari panitia yang menelpon/sms  atau info dari laporan teman teman yang menfasilitasi penyelenggaraan bimtek pengadaan barang jasa pemerintah, selain hal klasik yaitu tentang rendahnya tingkat kelulusan peserta, hal lain yang dikeluhkan adalah adanya beberapa narasumber atau instruktur yang kurang berkualitas. Dikeluhkan karena kurang bisa ber “inopasi” dalam men deliver materi, hanya sekedar membaca slide, suaranya kurang keraslah, kurang interaktip, dsb.

Termotipasi dengan hal tersebut, dalam postingan ini saya ingin berbagi tentang hal hal yang mungkin dapat dilakukan untuk meningkatkan kualitas dari KBM – kegiatan belajar mengajar pengadaan barang jasa pemerintah, bukannya saya merasa sudah lebih baik dalam melakukan KBM tersebut, namun hanya sekedar berbagi saja dari pengalaman beberapa kelas yang saya ajar dan saya merasa bahwa kelas tersebut benar benar “puas” dengan cara mengajar yang disampaikan atau bahkan “tidak puas” karena masih ingin terus melanjutkan pembahasan materi pengadaan dengan saya dan jangan digantikan dengan pengajar lain di hari berikutnya 🙂

Mungkin hal yang disampaikan ini bisa jadi merupakan “rahasia dapur” saya dalam mengajar, tetapi buat apalah ilmu itu disimpan sendiri, mending kita bagi saja ya, tentunya saya berharap dengan berbagi ilmu mudah mudahan ilmu yang sekarang dimiliki bisa lebih barokah dan berkah plus dapat diberikan ilmu yang lebih barokah dan berkah dari sekarang dan mudah-mudahan dapat membantu banyak orang dalam memahami pengadaan barang/jasa pemerintah. Intinya jangan pelit lah, jangan pelit ilmu jangan pelit materi/harta… dijamin yang Maha Kaya pasti menggantinya!

Dan tentunya bagi para banyak instruktur pengadaan barang/jasa yang jauh lebih hebat dan super dari saya, hal ini pastinya sudah dilakukan dan mungkin disampaikan dengan cara dan gaya masing masing, karena masing masing tentunya punya style yang berbeda ya dalam men deliper pengetahuan tentang pengadaan barang/jasa pemerintah. Mungkin postingan ini hanya sekedar perbandingan saja ya 🙂

Berikut adalah beberapa tips dan trik yang mudah mudahan berguna untuk meningkatkan hasil dari pelatihan pengadaan barang/jasa

1. Gunakan slide yang ada pasal pasal nya

Slide-slide yang saya pakai dalam mengajar sudah berisi link ke pasal – pasal yang dibahas dalam slide tersebut sehingga peserta tidak terpaku pada slide, peserta apabila kurang jelas dengan slide yang ada, akan bisa langsung membuka buku konsolidasi atau perpres nya dan langsung membaca pasal aslinya dari slide materi yang disajikan.

2. Gunakan buku konsolidasi

Dari pada menggunakan buka perpres 70/2012 dan 54/2010 mendingan pakai buku konsolidasi, dimana satu buku sudah mencakup semua perubahannya, dan saya lebih senang menggunakan buku konsolidasi perpres buatan saya sendiri yang mana penjelasannya sudah ada dibagian bawah pasal pasalnya, sehingga lebih epektip dan episian dalam mencari bahasan materinya.

3. Gunakan mind map

Dalam memberikan materi bahan ajar, selain eksplore ke buku konsolidasi, untuk menghilangkan “lost in slide” yang sering terjadi yaitu peserta merasa bingung, ini sedang bahas apa sih? ini keterkaitan dengan materi lainnya bagaimana ya? saya selalu menggunakan mind map yang berisi “pohon perpres”. Pada awal sesi saya selalu menggunakan mind map ini agar para peserta mengetahui materi keseluruhan yang akan dibahas selama 3 atau 5 hari pelaksanaan bimtek pengadaan barang/jasa. Dengan min map ini terlihat bagaimana hubungan antar materi sebelum dan materi yang akan diajarkan, akan terlihat hubungan materi satu dengan materi lainnya sehingga secara komprehensip peserta akan “ngeh” mereka ini sedang mempelajari apa dan hubungan dengan materi materi lainnya bisa tergambar dengan jelas, dengan demikian semakin kuat lah pemahaman mereka!

4. Tingkatkan dan samakan motipasi peserta

Masing-masing instruktur saya yakin mempunyai gaya masing masing dalam memberikan motipasi terhadap para peserta, kalau saya sih selalu menggunakan gaya curhat,  maklumlah namanya juga “heldi.net – curhat pns online”, saya selalu curhat bagaimana perjalanan di dunia pengadaan barang/jasa, mulai dari masuk ke dunia pns, jadi pokja ulp, sampai sekarang ini merasa berbahagia dan menikmati dunia pengadaan barang jasa, yang sampai sampai anak saya yang ketiga saya beri nama ULPINA 🙂 sehingga mudah mudahan virus cinta pengadaan ini bisa menular kepada peserta. Ternyata pengadaan itu indah (tidak horor!), pengadaan itu membahagikan, jujur itu nikmat, dsb. terakhir samakan motipasi mereka untuk bekerja keras dalam beberapa hari ini untuk menambah ilmu dalam pengadaan barang/jasa, setelah kita menjelaskan betapa pentingnya dan “saktinya” menguasai ilmu pengadaan barang/jasa ini

5. Komunikatip dengan peserta.

Setiap satu bagian materi selesai, saya selalu berusaha berinteraksi dengan peserta dengan menggilir satu per satu  dengan memberikan pertanyaan terkait dengan materi yang telah disampaikan. Menanyakan satu per satu nama dan asal mereka sebelum diajukan pertanyaan terkait materi dan berusaha mengingat namanya mereka meskipun paktor “U” ya alias paktor umur membuat saya seringkali kesulitan dan susah payah dalam menghapal mereka. Sudah satu atau dua putaran, masih saja menanyakan eh siapa tadi namanya lupa… 🙂 Namun dengan joke joke seperti dengan mengkaitkan naman peserta dengan nama artis eh… ada hyun A (artis korea) atau apapun lah bisa dijadikan joke joke, namanya juga lulusan stand up comedy ya… pasti ada saja ide ide bodor nya, misalnya ada yang namanya sama dengan tersangka koruptor, eh ini anas” asli ” ya… kalau yang di KPK itu palsu ya… kalau ada yang cantik atau ganteng… eh kita pernah satu frame ya dalam film apa ya? oh film bajaj bajuri ya, saya kan jadi mat solar nya 🙂 ya menertawakan diri sendiri seringkali lebih nikmat ya… pasti adalah joke joke yang bisa merepresh suasana setelah cape diberi materi satu sesi di segarkan dulu, baru ditanya pertanyaan materi yang sudah kita jelaskan tadi…

Curhat saja pas kemarin ngajar di kuningan ternyata banyak yang lucu dengan nama-nama pesertanya, nama nama peserta sebangku itu entah disengaja atau tidak ternyata murup mirip, ada pa andi dan bu andi sebangku, pa Asep A dan Asep B sebangku pula, ada pa Arif dengan “f” dan ada pa Arip dengan “P” dan saya katakan tidak ngaruh ini tetap dua duanya namanya ariP dengan “P” wkwkwkwkwk

6. Gunakan Teknologi

Saya dalam setahun ini selalu menggunakan ipad terbaru (new ipad retina) dalam melakukan prose KBM pengadaan, kenapa menggunakan ipad? selain karena ipad itu ringan sehingga tidak terlalu berat harus menenteng laptop, dengan menggunakan ipad saya bisa pindah pindah aplikasi dengan cepat, dari slide (powerpoint/keynote) pindah ke perpres/konsolidasi (pdf/ebook), tinggal melambaikan tangan di atas ipad pindah ke mind map, melambai pindah ke browser buka eproc, melambai lagi pindah ke excell/number untuk simulasi. Begitu pula whiteboard atau flipchart juga bisa digantikan dengan ipad, kita bisa menulis tangan di atas ipad dengan baik dan jelas, sehingga apa yang ditulis tangan/jari akan terlihat dengan jelas di proyektor, bahkan ketika saya ingin menulis di whiteboard para peserta malah protes, “pa tulis di ipad saja, bisa kelihatan lebih jelas dari pada di whiteboard”, oke saya bilang, tapi nanti dipenilaian jangan di tulis saya tidak menggunakan fasilitas whiteboard dan flipchart ya hehehe joke lagi ya….

Begitu pula latihan soal saya sediakan baik secara online di blog heldi.net dan secara offline di ipad, so sebisa mungkin gunakan teknologi terbaru.

7. Asosiasi kan materi dengan hal yang mudah

Dalam menjelaskan materi, terutama materi materi yang berat seperti materi evaluasi dalam pemilihan penyedia, saya selalu  mengasosiasikan pengadaan itu seperti kita melakukan belanja, mencontohkan ketika kita beli handphone, beli mobil dan bahkan memilih jodoh atau menantu dengan Biaya Selama Umur Perkawinan (BSUE) 🙂 sehingga materi berat terasa mudah dan ringan dicerna. Konsep awal penilaian yang sederhana yaitu kita itu menilai dua hal yaitu menilai penyedia dan menilai barang/jasa, ini konsep sederhana tapi “dalam”. untuk menilai penyedia pokja membuat dok kualifikasi dijawab oleh penyedia dengan form isian kualifikasi, untuk menilai b/j maka pokja membuat dok pemilihan dan dijawab oleh penyedia dengan dok penawaran (terdiri dari adm, teknis & harga), terus diturunkan sampai ke cara penyampulan dan cara evaluasi, dengan konsep yang sederhana tapi jelas, jentre dan terang benderang sehingga materi yang berat dapat dicerna dengan mudah. Cara pencarian swakelola untuk pokmas gunakan formasi yang sering digunakan persib yaitu 4:3:3 yaitu 40% siap – 30% jika 30% fisik – lunas ketika 60%. Prinsip pengadaan dicantolkan ke EETTBAA atau ETBA. Para pihak asosiasikan ke keluarga, suami selaku PA, isteri selaku PPK, dan pembantu yang belanja selaku Pejabat Pengadaan.

Memang resikonya peserta jadi tidak merasa berat mencerna materi yang sulit, sehingga belajar bisa cepat tapi banyak dan resikonya adalah dari wajah mereka kelihatan mata mata nya mulai “nanar”, wajah wajah mereka mulai pusing, sehingga terbukti benar bahwa mereka bisa mencerna apa yang disampaikan alias materi “ditelan dengan baik”, bagussss… pusing berarti belajar ya… 🙂 Banyak asosiasi asosiasi yang dapat kita pakai yang dapat mempermudah mereka menelan materi perpres yang begitu banyak dan berat. Di akhir sesi saya selalu melontar kan joke “terakhir beberapa orang peserta ajar saya sampai muntah muntah karena sangking banyaknya menelan materi perpres ini” 🙂 atau “ya mohon maap ya bapak ibu sekalian, sebenarnya saya juga merasa tidak tega menjejelin materi perpres ini, tapi ya sudah tugas saya untuk mengajar… saya saja yang ngajar ini merasa mual… apalagi para peserta nih…” 🙂

8. Jaga stamina peserta

Seharian atau dalam 3 atau 5 hari peserta akan dijejali materi perpres yang lumayan banyak dan berat sehingga stamina peserta harus dijaga. Joke joke atau humor humor adalah amunisi utama saya dalam menjaga stamina peserta untuk belajar pengadaan ini, selain senjata lain seperti olahraga otak dengan senam jari diiringi mexican rap atau olahraga ringan dengan gerakan dasar yoga hasil dari kelas di celebrity fitness dulu. Joke utama saya adalah mentertawakan diri sendiri, ya seperti dengan gaya bicara saya yang ke sunda sunda an yang tidak mengenal hurup “f” atau “v” semuanya jadi “p”, pitnah itu kalau ada yang mengatakan bahwa orang sunda bisa melapalkan hurup “P”, semuanya jadi “p” asli… ya seperti pada tulisan ini lah 🙂 Joke joke lainnya dapat kita gunakan ketika melihat peserta mulai kelelahan dalam menerima materi kita (tatapan mata nanar, wajah berlipat… nah… langsung stand up komedi). Naikkan kembali stamina mereka dengan joke joke atau senam otak dan yoga, tapi saya yakin masing masing instruktur mempunyai cara masing masing dalam meng recharge energi peserta. Kemudian seringkali saya juga memberikan masukan kepada mereka agar mereka membeli dopping merupa vitamin C atau multivitamin yang diminum tiap hari selama mengikuti pelatihan pengadaan, dan yang paling saya rekomendasikan adalah meminum cerebrovit XL atau gingko (saya bukan marketing mereka lho hehe), tetapi dopping cerebrovit memang terasa untuk meningkatkan konsentrasi otak, bahkan saya suka modalin sendiri dulu beli beberapa sachet untuk dibagikan ke peserta.  Selain Joke dan senam otak, hal lain yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan hadiah berupa pena (parker) atau kaus (kalau saya suka menyiapkan kaus ber logo Bogor), ya tidak masalah kita modal beberapa ratus ribu lah untuk kesuksesan KBM pengadaan kita, (honornya juga lumayan kan ya, masih banyak lah sisanya hehehe), sehingga para peserta semangat terus selama kita mengajar.


Oke mungkin itu saja dulu yang dapat saya sharing, ada beberapa hal yang mungkin belum tersampaikan tetapi pada inti nya itulah… oh iyah satu lagi…. ada hal kecil tapi penting dan saya juga sering melihat hal ini terabaikan oleh para instruktur baik yang senior atau pun lainnya, yaitu tentang Laser Pinter; Jangan gunakan laser pointer yang kecil yang menyatu dengan wireless klik buat maju mundur slide, sebaiknya gunakan laser pinter yang agak besar.

Nah yang wireless pointer ini bagus… tetapi sorotan lasernya kecil, sehingga seringkali peserta bingung dan butuh waktu barang beberapa detik untuk mencari apa atau bagian yang ditunjuk oleh instruktur, apalagi kalau baterenya sudah mulai drop atau usia nya sudah lama… Untuk maju mundur slide sih oke ini bisa fungsional, tetapi kalau untuk menyorot menurut saya ini tidak direkomendasi! apalagi kalau dari jarak jauh… dijamin tidak kondusif, hal kecil ini akan menurunkan keberhasilan dan kesuksesan KBM kita. Coba saja perhatikan sendiri hasil sorotan dari wireless pointer ini di slide proyektor, apakah butuh energi (meskipun sedikit, tapi beberapa detik ada “lag” untuk mencarinya) untuk mencari dimana “titik api” nya berada? kalau menurut saya iya…  saya perhatikan baik untuk materi mengajar sendiri ataupun ketika saya jadi peserta di pelatihan pelatihan, saya agak kesulitan dan “butuh sedikit energi”  mata untuk mencari dimana titik pointernya, nah slide perpres itu ada puluhan (materi 4 sampai 70-an slides), coba bayangkan kalau peserta puluhan kali mengeluarkan energi meskipun sedikit tapi kalau setiap slide harus keluar energi, lumayan juga hal ini bisa memboroskan energi peserta… so wireless pointer ini untuk usaha kecil eh untuk kelas kecil oke, tapi kalau kelasnya sudah menengah atau besar akan lebih menghemat energi peserta dengan menggunakan pointer tipe di bawah ini… itu menurut saya ya… 🙂

So gunakan laser pointer seperti ini;

Memang harga nya lebih mahal (hampir dua kali lipat lebih mahal), dulu saja 2 tahunan lau saya beli 800 ribuan, sekarang tidak tahu berapa, nanti kalau sudah beli lagi saya infokan harganya, karena yang lama juga sudah mulai agak ogleg ini. meskipun mahal tetapi laser pointer ini menyorot lebih terang dan jelas dari pada wireless pointer sebelumnya. Kalau ngajar saya selalu membawa dua-dua nya, untuk maju mundur slide pakai yang atas, sedangkan untuk menyorot saya pakai laser pointer yang besar, tapi setelah pakai ipad saya cukup pakai laser pointer ini. Ini mungkin hal kecil tapi tentunya hal hal besar terkait keberhasilan mengajar pengadaan dimulai dari hal hal kecil seperti ini ya 🙂

plus tambahan lagi:

– ketika memulai, perhatikan posisi layar proyektor apakah cukup jelas dilihat oleh peserta terutama peserta yang belakang? kalau terlalu jauh dan tidak jelas, jangan ragu untuk meminta panitia merubah posisi layar proyektor.

– lihat sebaran kemampuan peserta, apakah kemampuan dasarnya pintar pintar atau banyak yang biasa biasa saja, ini menentukan kecepatan dari pembawaan materi kita, apakah bisa pull speed atau harus tenang tapi menghanyutkan, apakah harus diulang ulang atau cukup pengulangan sekali dua kali saja. Kalau sudah pengalaman ngajar pasti sekilas juga bisa menilailah apakah kuat kuat atau bagaimana kemampuan daya serap peserta.

– Batasi “kasus”, baik pertanyaan atau penjelasan tentang kasus sebaiknya dibatasi, karena bahasan kasus pasti akan menghabiskan waktu! dari awal KBM saya selalu mewanti wanti, materi yang akan saya sampaikan adalah materi pemahaman perpres, kalau ada materi kasus akan saya jawab cukup sekali saja, tapi kalau belum puas dan masih penasaran maka kita selesaikan secara jantan di luar kelas ketika istirahat atau bisa nanti via email atau telpon! dengan seperti itu maka peserta ketika bertanya kasus akan langsung puas atau ya muas muasin diri sendiri karena sudah komitmen dengan hal tadi… nanti kita selesaikan secara jantan, bahkan saya lempar joke dengan sedikit “buka rahasia…” kalau saya jadi instruktur yang kurang menguasai materi, maka salah satu strategi mereka adalah melempar kasus, nah materi kasus kan menarik, biarkan berdebat, biarkan bertanya lagi, nah waktu akan tidak terasa cepat habis dengan pembahasan kasus sehingga materi utama yang  harusnya disampaikan selanjutnya akan disampaikan secara terburu buru alias ngebut tanpa harus susah payah menjelaskan secara gamblang kan… amaaannn… 🙂

– terakhir yaitu ketika di paling awal memberikan materi saya selalu memberikan selain salam standar “assalamualaikum” dan “selamat pagi/siang”, saya selalu memberikan ucapan salam unik yaitu “SALAM PENGADAAN“, dan harus dijawab dengan “SALAM PENGADAAN” juga oleh peserta… mantap!, silahkan mau ditiru juga mangga, atau kalau sudah punya brand salam tersendiri mangga oge lah… dan saya selalu menjanjikan bahwa sesi materi dengan saya ini pasti “TIDAK PUAS” kenapa tidak puas? bukan karena saya “bukan lelaki pemuas” tetapi karena peserta pasti suka dengan gaya saya mengajar dan pasti sangat tidak puas karena perjumpaan dengan saya hanya sehari atau setengah hari mengajar, so saya berharap silaturahmi kita bukan hanya hari ini tetepi silahkan kontak saya di nomor dan email berikut ini, tampilkan nomor hp yang bernomor 083811_PERPRES alias 083811-70-2012 , seorang pencinta pengadaan pasti memiliki nomor berbau perpres, nah mantap kan?! baru membuka sudah menarik hari para peserta… tampilkan semua kontak hp, email, fb, twitter, linked in, dsb wah aneh dan gila ini instruktur yang satu ini kata mereka, tergila-gila pengadaan ternyata wkwkwkwk, berikan kesan pertama yang menggoda… selanjutnya terserah anda, saya yakin masing instruktur punya gaya yang khas tersendiri, silahkan digunakan gaya khas masing masing untuk menarik perhatian peserta di awal sesi, kesan pertama sangat penting untuk segera mencairkan suasana dan langsung bisa JOSS ber-akselerasi dengan materi yang disampaikan. Yakinkan peserta bahwa mereka ada ditangan seorang ahli pengadaan yang “berbobot” itu misi utamanya! sehingga mereka bersemangat untuk terus menyimak apa yang akan kita sampaikan selanjutnya.

Dah cukup ya, nanti kita sharing langsung saja kalau belum puas ya… pasti tidak puas kan dengan postingan ini 🙂 masih banyak trik yang lain seperti selalu siapkan backup – cadangan pointer, saya selalau bawa pointer cadangan yang ukuran gantungan kunci sehingga kalau wireless pointer bermasalah ada cadangan dan tidak habis waktu untuk mencari pengganti, siapkan cadangan baterai pointer, siapkan file yang akan dibagikan ke peserta pada flashdisk atau akan menjadi pelayanan prima kalau kita juga menyiapkan CD yang sudah berisi file-file kumpulan materi pengadaan (modal 50 ribu dan tenaga nge burning aja lah). Kita ngobrol aja ya atau bisa komentar di bawah ya silahkan, dan tentunya jangan lupa klik iklannya ya, agar cita cita saya memperoleh “gaji bulanan” dari google segera terwujud (sekarang baru terima “honor” saja dari google nih hehe).

Dengan metode metode di atas, saya merasa puas dalam memberikan materi pengadaan barang/jasa, ya kalau peserta sih kebanyakan ada yang puas dengan materi yang disampaikan karena memang seharian itu benar benar tidak terasa dan dengan epektip episien begitu banyak materi yang dicerna dan ada juga yang tidak puas karena hanya satu hari atau setengah hari saja belajar dengan saya (maunya mereka saya yang ngajar sampai selesai hehehe), maklumlah setelah masuk lkpp ini, jatah ngajar saya hanya setengah hari atau sehari saja, dan frekuensinya juga dalam sebulan juga terbatas ya… kasihan deh saya 🙂 apa pindah lagi saja ya ke kota Bogor? heemmmm kita lihat saja ya barang setahun atau dua tahun ini lah…. sudah betah juga sih di LKPP 🙂

Dengan beberapa tips dan trik di atas, dalam satu hari saya bisa memantapkan dengan baik materi yang disampaikan instruktur sebelumnya untuk mereview materi sebelumnya dan menyampaikan tugas kewajiban materi bagian saya dengan mantap plus juga bisa memberikan gambaran umum tapi kuat secara konsep, materi apa saja yang selanjutnya akan mereka dapatkan sampai akhir nanti di hari ke 3 atau hari 5 pelatihan, sehingga ketika menerima materi dari instruktur selanjutnya tidak akan terlalu berat untuk dicerna, so dengan sehari saja materi umum perpres pengadaan barang/jasa pemerintah sudah dapat tersampaikan dengan baik…. sampai “olab” poko namah 🙂 puas puass puasss kalau kata tukul mah 🙂

Tapi ternyata ada bahayanya juga… ternyata ada beberapa panitia yang komplain terhadap instruktur di hari besoknya setelah saya… nah inimah silahkan dipikir sendirilah kenapa bisa begituh…. 🙂 tetapi saya selalu bilang ke peserta inti nya memang instruktur selanjutnya tidak mungkin lebih berbobot dari saya (huh sombong ya….) eit tunggu dulu kenapa eh kenapa tidak bisa lebih berbobot? karena eh karena berat badan saya sudah ganti satuan ke kuintal (1,10 kwintal aka 110 kilogram) kecuali yang ngajar pak guskun, so tidak mungkin instruktur berikutnya lebih berbobot dari saya kan? tetapi dari segi keilmuan pengadaan dan pengalaman tentunya jauh lebih mumpuni dari saya dan masing masing punya gaya atau style berbeda dalam mengajarnya… begituh… joke lagi deh 🙂 poko namah “trima serpis pespa, jalan peteran samping tpri… pespa aka kempes di pompa… hidup persib!”

Okeh mungkin dicukupkan sampai disini dahulu, tidak ada maksud yang aneh aneh dari postingan ini selain berbagi dan trus berbagi… semoga yang disampaikan ada manpaatnya, terima kasih sudah berkunjung dan salam pengadaan dari Bogor… 🙂

Ini adalah blog versi lama heldi.net , untuk upate bira pengadaan treabaru Silakan kunjungi blog terbaru di www.heldi.net