Modul 2 Specifying Requirement & Planning Supply

Oke kita lanjut ke modul 2 sekarang, yaitu tentang Spesifikasi dan perencanaan Supply atau Specifying Requirement & Planning Supply. Modul ini berbicara tentang Bagaimana kita membuat spesifikasi dan bagaimana Merencanakan Supply berdasarkan kebutuhan dari internal Corporate.

Modul ini muncul karena if we don not specifying our requirement than we will face:

– Unusable or damage of the input for your production which can interupt the production process or Machinery Breaking down and also there will no services available.
– Your material has the content which not allowed (prohibited substance)

With this modul we can answer the question What exactly need? (what is the quality, type, size or perform), how much?, when we need it?, where to delivered, how it transport, how to test the product, etc

Yang pada akhirnya tentunya akan berakibat pada cost dari produk kita dan menurunnya responsiveness karena produksi yang terganggu.

Selanjutnya Dalam Penentuan Spesifikasi pertanyaannya adalah apa yang harus di specifying? ya tentunya Kebutuhan (requirement), nah tahap pertama dalam penentuan spesifikasi adalah which requirement?

So type there two general segmentation of requirements:
1. Operational and Capital Requirement
Operational => running day to day basic
Capital => life expectancy more than a year and not consume in day to day running the org’s

2. Production or non production
Production => direct part of a goods produces and directly involve in production process
Non – Production => ya kebalikannya lah

dari dua type umum ini dapat dikombinasikan menjadi :
1.Operational for Production
2. Capital for Production
3. Operational for Non-Production
4. Capital for Non-Production

Kemudian in general what can we specified for our requirement?
1. Quality
2. Quantity
3. Delivery
4. Service and Responsiveness
5. Other info needed by supplier
Point number 1 s 3 terkait dengan internal Org sedangkan 4 dan 5 terkait dengan calon supplier kita

Oke pertama kita bahas Quality.
Bahasa di modul disebutnya Specifying the required P/S (Product/Service) ya sepesifikasinya bagaimana dalam sudut pandang kualitas (Quality)
Sebelum membahas ini, satu quote yang perlu diingat adalah bahwa:
“Over and under specifying are Equally BAD”

Selanjutnya kita harus mengetahui six types of product specification:
1. Brand
2. Codes from Supplier&Industry
3. Samples
4. Technical Spec
5. Composition
6. Functional & Performance (kinerja)

Komposisi code dan merk dari sampel fungsi teknik (cara menghapal cepat ala heldi.net)

Komposisi (COMPOSITION) digunakan kalau kita butuh raw material, comodities, chemicals, food product, and we need to make up product such as purity, density, ingredient, additive, etc and also we concern about safety and environment. Composition Specification are very specific and precise and also easy to verify. But becarefull it will need a specialist expertize to make it and need testing equipment to verify

If we need simple items and want to use supplier catalogeus via internet than use Supplier & Industrial CODE specification, hanya seringkali kurang detail (ya namanya juga standar)

Kalau kita butuh barang yang biasa dipakai seperti mobil, komputer atau produk yang sudah ada patent maka pakailah spesifikasi BRAND, karena spek Brand itu clear & unambiguos, easy, and we can rely on the quality (komputer pakai aplle siapa yang masih mempermasalahkan kualitasnya? atau mobil dengan spek merk BMW, mau dibandingkan dengan si dukun? hehehe), tapi hati-hati apabila kita menggunakan brand dalam spek kita maka cenderung akan more expensive, restrict competition, barang yang didapat bisa berlebih juga speknya yah, dan hati-hati kadangkan ada syarat ketentuan berlaku dan spec dapat berubah sewaktu-waktu dalam brosur merk kita 🙂

Butuh botol dengan kontur yang khusus seperti botol coca cola, maka gunakan sample, tidak perlu banyak bicara, saya perlu botol yang seperti ini nih sambil ditunjukin SAMPLE nya, so if difficult to describe and want to ensure sustability for specific purpose use SAMPLE, supplier will easly understand what we need and the buyer will get the same product for suitability or performance. But becareful when we evaluate the sample, we need to ensure that the product from the supplier is the same with the sample and it will be difficult to determine the deviation.

Selanjutnya spesifikasi Performance, nah ini adalah spesifikasi pokonya harus begini, pokoknya dalam waktu seminggu genangan ini harus kering, what to be achieved is more important than how to achieved, tinggal diperjelas saja level dari kebutuhan kinerjanya seperti, fungsi apa yang ingin dicapai (ya pokoknya itu), outputnya (berapa suhunya, tekanannya, dsb), safety, dsb. Ini sebenarnya lebih mudah dibuat dan aman untuk digunakan karena the risk is born by the supplier, juga supplier dapat berinovasi dalam bekerja, namun penilainnya akan memakan waktu lama karena untuk menilainya mungkin akan sulit juga.

Satu lagi jenis spesifikasi adalah TECHNICAL SPECIFICATION, nah ini paporit dari pengadaan di Indonesia, semuanya dibuat detail, padahal kalau menggunakan spesifikasi detail maka resiko ada di kita sebagai buyer, dan kita harus memiliki expertize dalam hal ini, hal ini juga akan membatasi supplier kalau spesifikasi kita terlalu detail

Ini adalah blog versi lama heldi.net , untuk upate bira pengadaan treabaru Silakan kunjungi blog terbaru di www.heldi.net